Boîtes à archives

Boîtes à archives – Formats et matières

Boîtes à archives en carton

- Conditionnements économiques : boîtes livrées par paquets (par exemple paquet de 25 ou de 10) pour équiper rapidement un service ou un service d’archives complet.
- Dimensions adaptées : formats étudiés pour recevoir des documents A4 et dossiers standards, avec des hauteurs et profondeurs permettant un remplissage optimal sans excès de poids.
- Utilisation pratique : montage simple, tranche plane à étiqueter, prises en main faciles pour la manutention sur étagères de stockage.

Boîtes et étuis de rangement complémentaires

- Boîtes et étuis rigides : modèles transparents ou opaques pour conserver des dossiers à plat, protéger des documents sensibles ou regrouper des séries de fichiers par projet.
- Accessoires d’identification : éléments métallisés ou adhésifs permettant de marquer clairement les boîtes (année, service, type de documents) et d’optimiser la lisibilité sur rayonnage.
- Compatibilité stockage : formats pensés pour s’intégrer facilement dans vos étagères de réserve, blocs de classement et meubles d’archives.

Boîtes à archives – Usages recommandés

Pour quels environnements et quels documents ?

- Types de structures : entreprises, administrations, collectivités, cabinets comptables, professions libérales et associations ayant des obligations de conservation documentaire.
- Documents concernés : factures, pièces comptables, contrats, dossiers RH, documents juridiques, archives clients, dossiers techniques ou projets achevés.

Boîtes à archives – Organisation et méthode

Mise en place d’un plan d’archivage

- Codification claire : adopter un système simple (année / service / type de dossier) inscrit sur la tranche des boîtes permet de retrouver rapidement un document, même plusieurs années après.
- Répartition des volumes : choisir le bon format de boîte en fonction du volume de papier évite les boîtes trop pleines (difficiles à manipuler) ou trop vides (perte de place en rayonnage).
- Localisation des archives : regrouper les boîtes par thème ou par année sur les mêmes étagères facilite le travail des équipes administratives et limite les erreurs de rangement.

Boîtes à archives – Astuce pro

Prévoir chaque année un lot de boîtes à archives dédié à la clôture comptable et aux dossiers administratifs de l’exercice évite les mélanges entre périodes et simplifie les contrôles ou audits futurs.
Associer vos boîtes à archives à des meubles de rangement adaptés (étagères de réserve, racks légers) garantit une meilleure tenue dans le temps et réduit les risques de déformation liés au poids du papier.

Boîtes à archives – Le saviez-vous ?

Un système d’archivage structuré contribue directement au respect des délais légaux de conservation des documents et à la sécurisation des informations sensibles de l’entreprise.
En combinant boîtes à archives, chemises, dossiers et étiquetage cohérent, la consultation ponctuelle d’un dossier archivé devient rapide et ne perturbe plus l’organisation quotidienne du bureau.

Boîtes à archives – Vos questions fréquentes

Quelle différence entre boîte à archives et boîte de classement ? La boîte à archives est pensée pour le stockage de moyen ou long terme, alors que les boîtes de classement ou boîtes de documents servent plutôt aux dossiers en cours, souvent rangés à portée de main sur le poste de travail.

Comment choisir le bon format de boîte à archives ? Il est conseillé d’estimer le volume de papier à archiver par dossier ou par année et de sélectionner une dimension qui permet de remplir la boîte sans la surcharger, afin de garder un poids raisonnable et une bonne prise en main.

Combien de temps conserver les boîtes à archives ? La durée dépend du type de documents (comptable, social, juridique, commercial) et des obligations réglementaires ; l’important est de dater clairement chaque boîte pour savoir à quel moment une destruction peut être envisagée.

Où installer les boîtes à archives dans l’entreprise ? Les boîtes sont généralement rangées dans une pièce dédiée, une réserve ou un local d’archives, sur des étagères adaptées au poids du papier et à l’humidité, afin de préserver la lisibilité et l’intégrité des documents dans le temps.

Comment garder des archives facilement consultables ? Un étiquetage précis sur la tranche (année, service, type de dossiers) et un plan d’implantation simple des rayonnages permettent de retrouver rapidement un dossier, surtout lorsqu’il est associé à une organisation cohérente de tout le classement – archivage de l’entreprise.